Die vraag wordt snel gesteld aan een architect door degene die denkt dat (ver)bouwen van zijn pand nu toch echt wel nodig is. Maar hoe ga je het beste van start als je voelt dat zo’n verbouwing inderdaad zinvol is.

Nou, dat is op zich niet zo moeilijk. Eerst het interne ‘huiswerk’ afronden – ondersteund door een deskundige op dit gebied – en dan pas de concrete vraag bij de ontwerpers neerleggen. Wel kan het iets langer duren voordat je de eerste tekening te zien krijgt maar als die dan op tafel komt, sluit deze heel goed aan op de eisen en wensen.

Voor de totale doorlooptijd van het hele proces maakt het niet uit.

Twee projecten vergeleken

Als voorbeeld twee gelijksoortige projecten waarbij achteraf gekeken is op welke momenten in het ontwerp- en bouwproces de mijlpalen bereikt zijn.

Daaruit bleek dat bij ‘goed-huiswerk-vooraf’ de allereerste schets na 12 weken op tafel lag. Dat was 7 weken later dan bij het andere project. Maar het plan dat er na 12 weken lag sloot wel heel goed aan op het wensenpakket en budget van de opdrachtgever en was vrijwel direct compleet.

Bewustwording en intern denkproces veel eerder in traject afronden

Bij het tweede project kwam eigenlijk pas het denkproces op gang toen het schetsplan besproken werd. Na aanvankelijk de euforie, met name vanwege de fantastische artist-impression, kwamen gaandeweg toch wel de bedenkingen bij de plattegronden. De logistieke relaties waren niet ideaal. Er waren achteraf extra ruimtes nodig en andere hadden niet de juiste lengte-breedteverhouding ook al klopte de oppervlakte wel. Facilitaire voorzieningen, sommige cruciaal voor het werkproces, bleken onvoldoende besproken te zijn. Zo waren er diverse zaken die eigenlijk beter hadden gekund maar in het eerste gesprek onderbelicht waren gebleven of niet aan de orde geweest.

Na een paar weken kwam de aangepaste tekening op tafel. Omdat de artist-impression er zo perfect uitzag, wilde de directie het plan wel zoveel mogelijk intact laten. Na nog wat nieuwe inzichten van de opdrachtgever en een aanvullende wijzigingsronde, omdat de aangepaste schets toch nog niet logisch genoeg in elkaar zat, lag er een redelijk plan op tafel.

Maar het zou beter geweest zijn als deze aanvullende wensen en nieuwe inzichten bij de ontwerper bekend geweest waren voordat hij zijn eerste streep op papier zette. Dan was van meet af aan een logisch geheel ontstaan. Ook daar was zeker een fantastische artist-impression uit voortgekomen. De opdrachtgever had alleen wel zijn huiswerk moeten afronden – ondersteund door een adviseur die zich het bedrijfsproces eigen maakt én die de ontwerp- en bouwwereld kent.

Een vliegende start met een uitgewerkt PvE

Door, voordat het ontwerpen begint, zoveel mogelijk kennis van het bedrijfsproces en branche-informatie over te dragen aan de ontwerper voorkom je een valse start. Daarmee bereik je dat niet alleen tijdens het ontwerpproces de wijzigingen beperkt blijven maar zelfs gedurende de uitvoering van de bouw amper aanpassingen nodig zijn. De opmerking ‘om-het-nu-maar-in-één-keer-goed-te-doen’ moet alleen bij aanvang van het ontwerpproces gemaakt worden en niet meer tijdens de bouw.

Voorafgaand aan het ontwerpproces, en niet pas tijdens het bouwproces, moeten de collega’s betrokken worden bij hun nieuwe werkplek. Hun vaak goede ideeën zijn een kostbare bijdrage in deze allereerste fase. Hiermee wordt voorkomen dat men in een later stadium voor dilemma’s zoals ‘nu maar aanpassen of toch maar doorgaan met de bouw’ komt te staan.

De juiste vraag bij de juiste adviseur

Uiteindelijk zijn beide panden van bovenstaand voorbeeld uiteraard opgeleverd. Die met het uitgebreide PvE via een gedegen proces en met weinig verrassingen en geheel naar wens. De andere, zonder een echt PvE vooraf, met een enthousiaste aanvang maar twijfelachtige verrassingen tijdens het verdere proces en een gevoel van ‘redelijk goed’.

Conclusie is dat het voor alle partijen zinvol is om een goed uitgewerkte vraag bij de juiste adviseur neer te leggen voordat deze aan de slag gaat. Hoe zeer men ook zijn best doet om alle informatie te krijgen voordat ontworpen gaat worden, het blijkt toch soms moeilijk te zijn om tot de kern van het bedrijfsproces door te dringen en alle informatie in korte tijd op tafel te krijgen. Terwijl dit van wezenlijk belang is om de realisatie van een (wijziging van een) pand te kunnen laten slagen.