Regelmatig wordt gezegd dat budgetten toch meestal overschreden worden. Hoe komt dat ?

Waarschijnlijk de berichtgeving in de pers bij grote overheidsprojecten of door het volgen van populaire realityprogramma’s. Of vanwege eigen ervaringen bij eerdere projecten. Meer dan eens klopt het ook maar wellicht is dat toch het gevolg van een onderschatting van de invulling van de rol als opdrachtgever bij aanvang van het proces. Te vroeg in het proces worden soms adviseurs in huis gehaald die teveel ‘bouwspecialist’ zijn – en al snel naar de bouwkundige oplossing gaan. Te snel wordt dan de regie uit handen gegeven.

Als opdrachtgever kun je beter eerst – samen met een adviseur op dit gebied – alle in huis beschikbare kennis verzamelen. Weten wat je hebt en wat je wilt bereiken. Hoeveel dat mag kosten en wanneer het gereed moet zijn. En dat beschrijven in een Programma van Eisen (PvE). Tevens bepalen hoeveel je ervoor over hebt, en onder welke condities, om de architect en bouwadviseurs hun kennis te laten inbrengen. Dan zit je zelf aan het stuur.

Beperkte fluctuatie van budget met een uitgebreid PvE

Hoe dit qua kostenverloop kan werken is in onderstaand overzicht te zien. Twee gelijksoortige projecten zijn naast elkaar gezet. Uitgangspunt hierbij is het begrote bedrag van het compleet uitgewerkte plan op het moment dat de aannemers gevraagd gaat worden om hun offertes in te dienen. Dat is bijna het laatste moment waarop men nog kan ingrijpen voordat de grote kosten gemaakt gaan worden. Dit bedrag is in onderstaande vergelijking op 100% gezet.

Te zien is dat bij het plan met een uitgebreid Programma van Eisen (PvE) er geen afwijking is van het bij aanvang meegegeven budget en tevens dit beperkt afwijkt van het uiteindelijk gerealiseerde project. Bij het tweede plan is wel een budget bij aanvang meegegeven maar niet voldoende onderbouwd. Hierdoor waren er zaken niet meegenomen die gedurende het proces wel nodig bleken te zijn en werd dus het budget onnodig sterk overschreden.

Bij beide projecten zijn tijdens de bouw wijzigingen aangebracht die tot meerwerk hebben geleid. Echter bleek dat bij een goed uitgewerkt PvE het meerwerk beperkter blijft. Bezuinigingen zijn overigens bij beide daarin (noodzakelijkerwijs) doorgevoerd waarmee voorkomen is dat afwijkingen nog groter zijn geworden.

Compleet budget

Overigens kan de budgetfluctuatie in de praktijk nog extremere vormen aannemen. Met name bij aanvang komen grotere verschillen voor. Het budget waarvoor de opdrachtgever denkt dat ‘alles’ daarvoor gedaan kan worden valt vaak tegen voor hem.

Als voorbeeld kun je denken aan het in het PvE beschrijven van het verlangde comfortniveau. Hoe hoger dit niveau is, des te uitgebreider de klimaatinstallatie moet zijn. Als dat niet bij aanvang in het budget is meegenomen zal dit tot een grote overschrijding gaan leiden op het moment dat een installatie-adviseur halverwege het ontwerpproces met zijn adviezen komt.

Iedereen hetzelfde beeld bij het budget

Discussie mag in een te laat stadium niet ontstaan over bijvoorbeeld of het meegegeven budget in- of exclusief de BTW was of dat het bestaande meubilair maar mee moet worden verhuisd omdat nieuwe meubels niet zijn gebudgetteerd. Of over het feit dat er (te) weinig bouwtoezicht wordt gehouden omdat het budget nu eenmaal niet hoger is. Of de verkregen subsidie wel of niet ten gunste van het budget mag komen. Dat het personeel zelf de opleveringsschoonmaak of de verhuizing maar moet gaan doen. Maar ook over kleinere zaken zoals of de grootkeuken, koffieapparaten en lichtreclames wel of niet moeten worden meeverhuisd.

Belangrijk is om ervoor te zorgen dat van meet af aan opdrachtgever en adviseur over een budget praten dat gebaseerd is op een voor hen beiden zelfde beeld van het project. Beiden brengen hier hun kennis in en er moet voldoende tijd besteed worden om met elkaar af te stemmen. Als dit niet gebeurt, komt men later in het proces voor keuzes te staan om ófwel meer budget uit te trekken ófwel de kwaliteit (soms drastisch) te verlagen. Helaas wordt het ook vaak beide…..